Usa tus habilidades UX desde adentro: conviértete en un agente de cambio en tu organización

Jane quiere objetivos de proyecto más específicos, influenciados por más investigación. Ella quiere diseñar más allá de donde normalmente se siente atrapada. Rara vez siente que está creando productos que los usuarios amen, y que al mismo tiempo cumplan los objetivos acordados.

Por Becky Reed. Publicado originalmente el 17 de febrero de 2015 en UX Magazine. Traducido por Leandro Incetta. Reimpreso con el permiso de UX Magazine.

Jane reúne una audiencia para presentar algunas ideas sobre cómo cambiar las cosas a nivel organizacional para ayudar a solucionar esto. Entra en una habitación fría, deja entrever la lógica de sus ideas y algunas anécdotas emocionales. Habla en la oscuridad de una habitación silenciosa. 10 diapositivas más adelante, una parte interesada hace una declaración binaria sobre considerar sus ideas y equilibrarlas con otras prioridades. Jane le agradece a su grupo por el tiempo prestado y se lleva la carga de tristeza a su cubículo, lamentando que su organización nunca cambie. Dentro de dos semanas, Jane ha recogido su cartera de diseño táctico, y su presentación se une al cementerio de buenas ideas.

¿Entonces qué sucedió? Jane es una buena diseñadora para su compañía. Sus ideas sobre cambio son buenas. ¿Su empresa era resistente al cambio? ¿Pensaban que sus ideas eran inviables o erróneas?

Tal vez el problema es algo completamente diferente. Quizás no se trata de la calidad de sus ideas o algo específico de su empresa. Podría ser, pero la realidad más probable es que ella no está usando internamente sus grandes habilidades de diseño para afectar el cambio organizacional.

Los buenos agentes de cambio no son más que buenos diseñadores

Los buenos agentes de cambio no son más que buenos diseñadores. Ya tienes buenas habilidades de diseño. Y si eres como Jane y quieres cambiar las cosas en las que trabajas, intenta aplicar esas habilidades internamente. Observa y harás que sucedan cosas. Y al obtener una mejor comprensión de la organización a través de este proceso, te encontrarás con más oportunidades para afectar cambios más grandes.

Aquí hay tres pasos para probar internamente, junto con algunos ejercicios para que comiences:

Comprende el modelo mental de las partes interesadas, clientes internos y compañeros

Ser escuchado y convertirse en un influyente exitoso del cambio organizacional significa conocer el negocio, entender las metas y prioridades organizacionales, y trabajar en contexto. ¿Qué es un buen diseño? Conocer a su usuario, comprender sus metas y desarrollar algo que se adapte a su contexto.

Entrevista a tus pares, jefes y otros interesados

Hay muchas maneras de lograr esto: a través de interacciones sociales regulares (¿cuándo fue la última vez que dejó su escritorio?) O saltando en proyectos con ellos. Conviértete en un recurso optimista y accesible, escuchando a lo largo del tiempo y preguntando qué escuchas de ellos puede ser de gran ayuda.

Modela tus datos

Planos de servicio, modelos mentales, diagramas de afinidad, mapas de viaje, personas; ¡tenemos esto! Simplemente cambia el escenario a un modelo de información que rodee los objetivos de la organización, las partes interesadas, las iniciativas, las funciones de la organización y lo que escuches como las necesidades de tus compañeros de trabajo.

Establece objetivos razonables

Comienza de a poco. No intentes (o esperes) lograr un cambio masivo de repente. A menudo nos acercamos, hacemos un montón de investigación, diseño y producto y luego nos asignan a lo siguiente, ¿no? Tratar el cambio interno como un proyecto y aplicar tus habilidades de UX no es así. Es un proyecto lento, estratégico, a largo plazo, de mejora progresiva (siempre que sigas haciendo tu trabajo diario). Puedes investigar, experimentar, pivotar, rediseñar y pilotear siempre que obtengas pequeñas ganancias y muestres valor.

Comprende el contexto

Piensa en la última vez que trabajaste con nueva tecnología. ¿Ayer? ¿Esta mañana? ¿Cómo leíste el trabajo? Primero lo tienes en tus manos, luego encuentras las pautas a su alrededor, y luego comienzas a trabajar en modelos de diseño, ¿no? El mismo libro de jugadas para el cambio interno:

Observa la cultura, los procesos y las normas de la organización

Nuestros amigos de la escuela de negocios a menudo citan a Peter Drucker sobre este tema: “La cultura come a la estrategia”. Si no observas la cultura de tu organización, tus esfuerzos se sentirán extraños y ajenos a la gente de su organización. ¿Cómo toma tu organización las decisiones? ¿Cómo son los proyectos exitosos? ¿Qué procesos se esperan? ¿Cómo se relacionan las personas entre sí? Es bastante fácil ver oportunidades de rediseño en la cultura de tu organización; resiste la abrumadora necesidad de juzgar en este paso. Ese es un proyecto completamente diferente. Simplemente trátalo como lo harías con tus usuarios: son datos, datos para diseñar.

Estudia acerca de Comportamiento Organizacional

¿Cuántos de nosotros amamos los patrones? Bibliotecas de patrones, pautas. La forma en que todos tus pares y partes interesadas trabajan juntos dentro de tu organización es (principalmente) solo más patrones. ¿Cuál es la estructura de tu organización (jerarquía, matriz, plana)? ¿Qué medios tienen las personas para obtener información hacia arriba y hacia abajo dentro de la organización? ¿Qué sucede cuando la gente no se siente incluida? ¿Cómo se relacionan las relaciones sociales / interpersonales con el trabajo del proyecto? ¿Cómo reacciona la gente cuando escucha ideas que no son prioritarias o que no se sienten capacitadas para trabajar?

Observa cómo el cambio afecta a las decisiones

Todas tus ideas pueden diseñarse para funcionar dentro de los patrones organizacionales y la cultura. Asegúrate de ver ejemplos de cómo las ideas difíciles (grandes, costosas, radicales) han sucedido a través del tiempo. Y como las ideas fáciles (las pequeñas, que muestran un valor rápido) — pueden ser la clave para comenzar a construir confianza y éxito.

Diseña tu solución iterativamente

Observa, diseña, observa. Observa, diseña, observa. Al igual que su trabajo diario, ¿verdad?

No olvides tus principios de diseño

Actualiza tu memoria de los principios de diseño de tus proyectos externos y considera cómo se verían aplicados a tu proyecto de cambio organizacional. Intenta definir principios de diseño basados en los objetivos que has establecido a partir de tu investigación. Serán diferentes para todos, pero algunos principios de diseño comunes parecen aplicarse bien internamente: divulgación progresiva, proximidad y retroalimentación. Ten en cuenta tus principios de diseño y apégate a ellos mientras pruebas cosas en su organización.

Pon a prueba tu prototipo de trabajo, y luego refina

Una vez que estableces tus objetivos y comienzas el diseño, recuerda: la iteración se aplica también aquí. El cambio organizacional es realmente duro. Tú fallarás. Escucharás muchos “no”. La gente te mirará de maneras extrañas. Se ágil Establece algunas hipótesis y criterios de éxito, ejecuta experimentos y pivotea.

Desarrolla Y COMPARTE una hoja de ruta (roadmap)

Sobre todo, a medida que te abres camino, asegúrate de que otros defiendan y muevan las cosas (sucederá). Se influyente, difunde ideas e inspira a la gente para que otros (no solo tú) lideren los esfuerzos resultantes. Desarrolla tu hoja de ruta, pero permite que sea flexible si las nuevas oportunidades cumplen objetivos similares. Usa tu hoja de ruta para medir tu éxito, pero al igual que trabajar con las partes interesadas en un proyecto de diseño, se trata de lograr un buen diseño para alcanzar tus objetivos.

Los buenos agentes de cambio son buenos diseñadores. Identifica un cambio que desees realizar (“obtener mejores sesiones de revisión de las partes interesadas”), analiza los problemas y comienza el proceso de diseño. Ve lo que sucede cuando cambia su enfoque. Observa lo que va bien (y toma notas sobre por qué cree que lo hizo). Observa lo que no va bien (y toma notas sobre eso también).

Ahora, vamos a darle a Jane otra oportunidad. Jane sabe cómo su organización establece los objetivos del proyecto. Ella sabe quién los establece. Ella sabe qué presiones, dolores y metas tienen. Ella hace las cosas progresivamente. ¿Será el resultado de Jane diferente esta vez?